Для чего нужно уничтожения документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения проводится по определенным правилам. Узнаем, какие документы нужно оформить и в каких структурных подразделениях, для чего нужна экспертная комиссия, как грамотно провести уничтожение документов организации, порядок действий и другие нюансы.

Как поступить с накопившимися документами и не нарушить закон

Многие сферы жизни связаны с большим количеством документации. Даже в жилых квартирах скапливаются документы подлежащие уничтожению, которые уже нет смысла хранить. Это нужно делать, если закончится срок их действия или по другим причинам.

Залежи разного рода макулатуры, документов и дел можно найти в домашних архивах. Это и копии личных документов, и счета на оплату, и договоры по кредитам. В организациях такие завалы образуются намного больше и чаще. Среди них следующие принимаемые бумаги:

• распорядительные;
• бухгалтерские;
• административно-хозяйственные;
• кадровые и прочие.

И перед компанией встает необходимость уничтожения документов организации, как ненужного мусора.

Обычный гражданин может избавиться от ненужных бумаг без проблем — для уничтожения архива документов, которые уже неактуальны, достаточно отправить их в мусорный бак либо сдать в макулатуру. Никакие процедуры соблюдать не нужно, потому что даже если будет уничтожено нечто ценное, никакого наказания не будет. Разве что потом придется восстанавливать нужные бумаги.

Другие требования предъявляют к уничтожению документов в разных компаниях. Они не имеют права избавляться от распоряжений, приказов, кадровых и бухгалтерских документов подлежащих уничтожению, без соблюдения определенных правил. Уничтожить документы разрешается лишь по истечении установленных законодательством сроков хранения. Таковы правила уничтожения архивных документов.

Как происходит процедура уничтожения

Каким образом происходит уничтожение документов с истекшими сроками хранения? Существует общий порядок уничтожения документов, неважно, это бухгалтерские, распорядительные или кадровые.

Нужно произвести следующий порядок действий:

• Проверить срок хранения и практическое значение документации;
• Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности и оформляет протоколом;
• Составляется акт на уничтожение документов и утверждается руководителем предприятия;
• Дела на уничтожение уничтожаются, и оформляется акт.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов можно использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002, несмотря на то, что сам документ уже не действует.

После выполнения всех требований разрешается уничтожение документов шредером для утилизации.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как утилизировать документы с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные архивные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения акта на уничтожение документов). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, подлежащих уничтожению срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
• Уничтожение документов, созданных до 2009 года (включительно), разрешено уничтожать, если закончился их срок хранения, утвержденный Росархивом 2000 года.

Когда можно оформить акт при неизвестных сроках хранения

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. Для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены приказом Российского архива и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов сроки хранения которых истекли
в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 5 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. Ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает аналогичный срок хранения акта на уничтожение документов в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Когда все законодательно установленные сроки хранения акта на уничтожение документов истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Как избавиться от бумаг после оформления акта

Итак, как утилизировать документы? Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.). Уничтожение документов шредером подразумевает превращение их в бумажные полоски;
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов шредером или другим приспособлением. Теперь вы знаете, как утилизировать документы.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт об уничтожении документов — не единственный документ, который нужно оформить. Нужен еще один акт для подтверждения самого факта уничтожения устаревших архивных документов. В нем нужно отразить:

• название документа и компании;
• дату оформления;
• описание факта уничтожения документов (указать объем
• или количество, способы уничтожения);
• подписи ответственных лиц.

Сегодня документация может храниться в электронном виде и на специальных носителях (флеш-картах, дисках и пр.). Если электронные документы теряют актуальность, то информация уничтожается вместе с носителем. Можно применять те же способы уничтожения документов организации, что и для бумажных носителей, а именно сжигание, измельчение, изменение формы и другие.